23.3 - Koopproces

De industriële (nieuwe eerste) aankoop is voor de inkopende partij eigenlijk altijd noodzakelijk en belangrijk. Daarom voltrekt het inkoopproces zich in tien zorgvuldig gehanteerde fases (zie figuur 23.1).






Figuur 23.1Industrieel koopproces in tien fases

Het koopproces van een schoenenproducent dient hier als voorbeeld ter illustratie van deze tien fases.

1 probleemherkenning
Iemand in de onderneming benoemt een probleem (meestal is dat iemand die er dagelijks mee heeft te maken). Voorbeeld: het gebruikte zolenleer scheurt te snel. Als men heeft uitgesloten dat het aan bijvoorbeeld een te droge opslag ligt, kan men besluiten dat men een andere grondstof moet inkopen.

2 productspecificatie
Nu moeten de productspecificaties en de in te kopen hoeveelheden worden bepaald. Technische mensen en/of gebruikers in de onderneming spelen hierbij vaak een belangrijke rol: hoe hoog moet de scheurbestendigheid zijn en hoe moet men die meten?

3 leverancierspecificatie
Men moet bepalen welke leveranciers men zal uitnodigen om offerte uit te brengen. Hiervoor kan vendor rating nuttig zijn.

4 aanvraag offertes
Aan geschikte leveranciers vraagt men binnen een bepaalde tijd een offerte uit te brengen. In de offerte-aanvraag omschrijft men nauwkeurig de vereisten van het product en de aflevering, de hoeveelheden per periode, enzovoort.

5 beoordeling offertes
De offertes die op tijd binnen zijn zal men beoordelen op meer dan alleen de laagste prijs en de leveringscondities. Extra informatie over de leverancier kan men gebruiken om de vendor rating te herzien. Soms heeft men ook behoefte aan een demonstratie en presentatie: hoe zien de leermonsters eruit en hoe scheurbestendig zijn ze?

6 onderhandeling
Het is niet gezegd dat de inkoper bereid is de geoffreerde prijs te betalen. Vaak zal hij proberen een betere prijs of andere leveringscondities te bedingen. Als hij wil kan hij met meerdere geschikte leveranciers onderhandelen om de beste 'deal' te sluiten.

7 koopbeslissing
Op basis van de offertes en de uitkomst van de onderhandelingen ontstaat een totaalbeeld. Nu is het mogelijk om de beste leverancier met het beste aanbod te kiezen. Met deze sluit men een overeenkomst.

8 levering
Bij industriële uitrusting en sommige industriële diensten is levering in principe eenmalig. Bij complexe machines (zoals transportbanden) kan een uitgebreide installatieperiode nodig zijn voordat het product gebruiksklaar wordt opgeleverd. Ook training van het personeel van de afnemer kan nodig zijn.
De levering van industriële materialen (zoals zolenleer) en industriële voorzieningen is in principe veelvuldig. Bij de levering zal de afnemer soms of altijd de kwaliteit nauwkeurig controleren, door middel van een zogenaamde 'ingangscontrole'.

9 gebruik
Door het industriële product te gebruiken, ervaart de afnemer of het aan zijn wensen voldoet. In het begin is de afnemer vaak extra kritisch. Nu gaat het erom dat alle gedane beloftes worden waargemaakt: de kwaliteit, de leveringsbetrouwbaarheid, de soepele afhandeling van bestellingen en klachten, enzovoort. Bij industriële uitrusting moet de leverancier soms terugkomen om 'kinderziektes' te verhelpen. Dan blijkt of deze een goede 'after sales service' levert.

10 evaluatie
Industriële producten hebben bijna altijd een functie binnen de continue bedrijfsvoering. Het evalueren van het product en de leverancier is dan ook van groot belang voor een gewijzigde herkoop.